Você está delegando e não está funcionando? Talvez falte algum ingrediente!
Apesar de contratar mentes brilhantes e mãos hábeis, os gerentes muitas vezes se encontram sobrecarregados de tarefas. As melhores práticas dizem aos indivíduos para se concentrarem nas prioridades mais altas e delegar tarefas a outros, especialmente se oferecer a oportunidade de crescimento e desenvolvimento de sua equipe. Embora essa ideia seja ótima em teoria, muitas pessoas enfrentam problemas. A delegação é uma boa ideia, mas muitas vezes falha na prática.
“A maior habilidade de um líder é desenvolver habilidades extraordinárias em pessoas comuns.
- Abraham Lincoln
Elaboramos uma estratégia para delegar mais, gerando maior produtividade e menos frustração ao redor. No cerne deste plano está reservar um tempo antes de entregar a tarefa para entender os desafios que podem ocorrer quando o trabalho sair de nossas mãos e resolvê-los preventivamente. Aqui estão quatro razões comuns pelas quais a delegação falha e o que fazer a respeito.
Falta de pensamento crítico
Se você entrar muito cedo e muitas vezes com insights, seus colegas e subordinados nunca terão a oportunidade de desenvolver seus próprios conhecimentos. A confiança também é derrotada quando as pessoas entram em uma reunião sabendo que sairão sentindo-se menos do que seu gerente. E embora seus insights possam ser úteis, eles geralmente são oferecidos apenas depois que uma equipe investiu semanas de trabalho preparando uma apresentação. Também é perigoso ter apenas uma pessoa fazendo a maior parte do pensamento crítico em uma organização; você pode estar deixando sua empresa vulnerável a pontos cegos.
Para elevar a capacidade de sua equipe de pensar por si mesma, incorpore a prática de coaching no início do processo. Em vez de fornecer respostas, faça perguntas. A qualidade de seus insights será diretamente proporcional à qualidade de suas perguntas. As perguntas abertas permitem que outras pessoas ampliem suas lentes e considerem novos ângulos, em vez de apenas consultas para coleta de dados. Em vez de fornecer a solução, você ativa as habilidades de pensamento crítico dos outros.
Falta de iniciativa
Muitos colaboradores não têm iniciativa para fazer movimentos ousados. Isso pode ser preocupante porque as tarefas “delegadas” ainda roubarão tempo precioso nos fazendo micro gerenciar.
Se suas tentativas de delegação estão falhando porque você acha que os outros não têm iniciativa ou perseverança, trate disso de forma tática e estratégica. Designe alguém para fazer anotações, itens de ação, datas e propriedade antes do final de cada reunião, e comece a próxima reunião seguindo as promessas feitas. Embora isso possa parecer básico, quase metade das equipes executivas com as quais trabalho carece de atenção adequada no acompanhamento. Mais estrategicamente, considere a criação de um “jogo de mesa” - um documento de uma página (do tamanho de um papel de mesa) que lista as principais prioridades. Ao eliminar a execução desleixada e sinalizar o que realmente importa, você pode aumentar a responsabilidade e a motivação.
Falta de qualidade
Libere a capacidade de sua equipe de contribuir com qualidade. Primeiro, forneça a eles uma lista de erros comuns e o que você gostaria. Por exemplo, em vez de escrever o título de um slide para que seja mais curto, instrua sua equipe a entregar títulos de slides que não transbordem para uma segunda linha. Você pode até mesmo delegar a elaboração dessa lista a seus subordinados diretos com base no que eles já sabem sobre suas preferências. Segundo, em vez de consertar a falha, indique-a e solicite um reparo. Faça anotações em um documento com comentários, em vez de marcá-lo com edições diretas. Isso levará mais tempo no início, mas poupará tempo no longo prazo, pois sua equipe aprenderá o que você está procurando. Isso também pode exigir prazos anteriores, de modo que seus subordinados diretos não enviem produtos finais no último minuto - e tudo bem. Ao mostrar onde eles podem melhorar, você descobrirá que terá apresentações de melhor qualidade e mais tempo no futuro.
Falta de velocidade
Quase todos os CEO’s com quem trabalhei marcham no ritmo do “tempo do CEO” - um salto do tempo em que eles pensam que podem (ou conseguem) concluir tarefas mais rápido do que os outros. Isso pode ser o caso porque o CEO é mais experiente, é claro sobre o que quer desde o início, não tem que perder tempo adivinhando ou repetindo para adaptar a tarefa e não levou em consideração o tempo extra gasto pelos funcionários porque eles querem parecer profissionais na frente do chefe.
Na próxima vez que você realizar o que considera uma tarefa “rápida”, pergunte ao membro da equipe quanto tempo eles acham que levará. Se houver alguma discrepância, pergunte sobre o processo e o motivo da estimativa. Se necessário, você pode ajudar a economizar tempo, mas removendo detalhes desnecessários. Por exemplo, eles podem não precisar criar uma bela apresentação de slides, mas simplesmente escrever dois parágrafos. Por outro lado, você começará a se informar melhor sobre o que e quanto tempo leva para concluir uma tarefa delegada e ajustará suas expectativas de acordo.
Dados extraídos da Harvard Business Review.
