Um guia para gerenciar seus (recentes) trabalhadores remotos
Em resposta às incertezas apresentadas por Covid-19, muitas empresas pediram que seus funcionários trabalhassem remotamente. Embora muitas empresas já houvessem aderido ao home-office, ainda é pequeno o contingente "treinado" para esta mudança radical que vivemos, colocando muitos profissionais e seus gerentes trabalhando fora do escritório e separados um do outro pela primeira vez.
“Toda reforma interior e toda mudança para melhor dependem exclusivamente da aplicação do nosso próprio esforço.”
-Immanuel Kant
Embora seja sempre preferível estabelecer políticas claras de trabalho remoto e treinamento com antecedência, em tempos de crise ou outras circunstâncias em rápida mudança, esse nível de preparação pode não ser viável.
Felizmente, existem etapas específicas baseadas em pesquisas que os gerentes podem executar sem grande esforço para melhorar o engajamento e a produtividade dos funcionários remotos, mesmo quando há pouco tempo para se preparar.
Desafios comuns do trabalho remoto (válido para todos)
Para começar, os gerentes precisam entender fatores que podem tornar o trabalho remoto especialmente exigente. Caso contrário, os funcionários de alto desempenho poderão sofrer declínios no desempenho e no engajamento no trabalho quando começarem a trabalhar remotamente, principalmente na ausência de preparação e treinamento. Os desafios inerentes ao trabalho remoto incluem:
Falta de supervisão presencial
Os gerentes e seus colaboradores geralmente expressam preocupações com a falta de interação face a face, carecem de feedbacks constantes e se distraem com alguma facilidade. Por outro lado, supervisores temem que os funcionários não trabalhem tanto ou com a mesma eficiência.
Muitos funcionários questionam o acesso reduzido à atenção e suporte gerenciais. Em alguns casos, os funcionários sentem que os gerentes remotos estão fora de contato com suas necessidades e, portanto, não dão apoio nem são úteis na realização do trabalho.
Falta de acesso à informação
Os trabalhadores remotos recentemente são surpreendidos pelo tempo e esforço adicionais necessários para localizar informações dos colegas de trabalho. Mesmo obter respostas para perguntas que parecem simples, pode parecer um grande obstáculo para um trabalhador que trabalha em casa.
Esse fenômeno se estende além do trabalho relacionado às tarefas, até os desafios interpessoais que podem surgir entre os colegas remotos. Pesquisas descobriram que a falta de “conhecimento mútuo” entre trabalhadores remotos se traduz em uma menor disposição de oferecer aos colegas de trabalho o benefício da dúvida em situações difíceis.
Isolamento Social
A solidão é uma das queixas mais comuns sobre trabalho remoto, com funcionários perdendo a interação social informal de um ambiente de escritório. Pensa-se que os extrovertidos possam sofrer mais o isolamento a curto prazo, principalmente se não tiverem oportunidades de se conectar com outras pessoas em seu ambiente de trabalho remoto. No entanto, por um longo período de tempo, o isolamento pode fazer com que qualquer funcionário se sinta menos “pertencente” à organização e até resultar em maior intenção de deixar a empresa.
Distrações em casa
Costumamos ver fotos representando trabalhos remotos que retratam um pai segurando uma criança e digitando em um laptop, geralmente sentado em um sofá ou no chão da sala. De fato, esta é uma representação terrível do trabalho virtual eficaz.
Normalmente, incentivamos as empresas garantir que seus funcionários remotos tenham espaço de trabalho adequado antes de permitir que trabalhem remotamente. No entanto, no caso de uma transição repentina para o trabalho virtual, há uma chance muito maior de os funcionários enfrentarem espaços de trabalho abaixo do ideal e (no caso de fechamento de escolas e creches) responsabilidades inesperadas dos pais.
Mesmo em circunstâncias normais, as demandas familiares e domésticas podem afetar o trabalho remoto. Os gerentes devem esperar que essas distrações sejam maiores durante essa transição não planejada do trabalho em casa.
Como os gerentes podem oferecer suporte a funcionários remotos
Por mais que o trabalho remoto possa ser repleto de desafios, também existem coisas relativamente rápidas e baratas que os gerentes podem fazer para facilitar a transição. As ações que você pode executar hoje incluem:
Estabelecer check-ins diários estruturados: muitos gerentes remotos bem-sucedidos estabelecem uma ligação diária com seus funcionários remotos. Isso pode assumir a forma de uma série de chamadas individuais, se seus funcionários trabalharem de forma mais independente entre si ou de uma equipe, se o trabalho deles for altamente colaborativo. A característica importante é que as chamadas são regulares e previsíveis e são um fórum no qual os funcionários sabem que podem consultar você e que suas preocupações e perguntas serão ouvidas.
Forneça várias opções diferentes de tecnologia de comunicação: Somente o e-mail é insuficiente. Os funcionários remotos se beneficiam de ter uma tecnologia "mais rica", como a videoconferência, que fornece aos participantes muitas das dicas visuais que eles teriam se estivessem cara a cara.
A videoconferência tem muitas vantagens, especialmente para grupos menores: as dicas visuais permitem um maior “conhecimento mútuo” sobre os colegas de trabalho e também ajudam a reduzir a sensação de isolamento entre as equipes. O vídeo também é particularmente útil para conversas complexas ou sensíveis, pois parece mais pessoal do que a comunicação escrita ou apenas com áudio.
Estabeleça “regras de engajamento”: o trabalho remoto se torna mais eficiente e satisfatório quando os gerentes estabelecem expectativas quanto à frequência, meios e tempo ideal de comunicação para suas equipes.
Recomendamos que os gerentes estabeleçam essas “regras de engajamento” com os funcionários o mais rápido possível, idealmente durante a primeira reunião de check-in online. Embora algumas escolhas sobre expectativas específicas possam ser melhores que outras, o fator mais importante é que todos os funcionários compartilhem o mesmo conjunto de expectativas para comunicação.
Ofereça oportunidades para interação social remota: Uma das etapas mais essenciais que um gerente pode tomar é estruturar maneiras de os funcionários interagirem socialmente (ou seja, ter conversas informais sobre tópicos não relacionados ao trabalho) enquanto trabalham remotamente. Isso é verdade para todos os trabalhadores remotos, mas principalmente para os trabalhadores que foram abruptamente transferidos para fora do escritório.
A maneira mais fácil de estabelecer alguma interação social básica é deixar um tempo no início das chamadas de equipe apenas para itens que não sejam de trabalho. Embora esses tipos de eventos possam parecer artificiais ou forçados, gerentes experientes de trabalhadores remotos e os próprios trabalhadores relatam que eventos virtuais ajudam a reduzir sentimentos de isolamento, promovendo um sentimento de pertencimento.
Oferecer incentivo e apoio emocional: especialmente no contexto de uma mudança abrupta para o trabalho remoto, é importante que os gerentes reconheçam o estresse, ouçam as ansiedades e preocupações dos funcionários e tenham empatia por suas lutas. Se um funcionário recém-remoto está claramente lutando, mas não está comunicando estresse ou ansiedade, pergunte a ele como está. Mesmo uma pergunta geral como "Como esta situação de trabalho remoto está funcionando para você até agora?" pode obter informações importantes que você talvez não ouça.
