Como engajar as pessoas em reuniões virtuais
Hoje em dia é difícil fazer com que as pessoas prestem atenção em qualquer reunião, mas quando as pessoas não estão na mesma sala, pode ser especialmente difícil. Quando estamos juntos em um ambiente, geralmente compensamos o contato visual coercitivo. Os participantes se sentem compelidos a demonstrarem interesse (mesmo que estejam olhando para seus telefones). Em outras palavras, você deve criar oportunidades estruturadas para que os participantes se envolvam totalmente.
“Liderança e aprendizagem são indispensáveis um ao outro”
– John F. Kennedy.
Há quatro razões amplas para realizar uma reunião: influenciar outras pessoas, tomar decisões, resolver problemas ou fortalecer relacionamentos. Como todos esses são processos ativos, os passageiros passivos em uma reunião raramente fazem um trabalho de qualidade. A pré-condição para reuniões eficazes - virtuais ou não - é o envolvimento voluntário.
As dicas abaixo são valiosas para conseguir o engajamento das pessoas em reuniões, virtuais ou não.
1. A regra dos 60 segundos.
Primeiro, nunca envolva um grupo na solução de um problema até que ele tenha sentido o problema. Faça algo nos primeiros 60 segundos para ajudá-los a experimentá-lo. Você pode compartilhar estatísticas, anedotas ou analogias chocantes ou provocativas que dramatizam o problema. Não importa qual tática você use, seu objetivo é garantir que o grupo compreenda o problema (ou a oportunidade) antes de tentar resolvê-lo.
2. A regra de responsabilidade.
Quando as pessoas entram em qualquer ambiente social, trabalham tacitamente para determinar seu papel. Por exemplo, quando você entra em uma sala de cinema, inconscientemente define seu papel como observador - você está lá para se divertir. Quando você entra na academia, você é um ator - você está lá para malhar. A maior ameaça de envolvimento em reuniões virtuais é permitir que os membros da equipe assumam inconscientemente o papel de observador. Muitos já definiram com alegria seu papel dessa maneira quando receberam o convite para a reunião.
Para neutralizar essa decisão implícita, crie uma experiência de responsabilidade compartilhada no início de sua apresentação. Não faça isso dizendo: "Ok, quero que seja uma conversa, não uma apresentação. Eu preciso que todos vocês estejam envolvidos". Isso raramente funciona. Em vez disso, crie uma oportunidade para eles assumirem responsabilidades significativas. É melhor fazer isso usando a próxima regra.
3. Explicite as regras.
Pesquisas mostram que uma pessoa que parece ter um ataque cardíaco no metrô tem menos chances de obter ajuda quanto mais pessoas houver no trem. Psicólogos sociais se referem a esse fenômeno como difusão de responsabilidades. Se todos são responsáveis, ninguém se sente responsável. Evite isso em sua reunião, dando às pessoas tarefas nas quais elas podem se envolver ativamente, para que não haja onde se esconder. Defina um problema que possa ser resolvido rapidamente, atribua pessoas a grupos de dois ou três (no máximo). Se você estiver em uma plataforma de reunião virtual que permita grupos de discussão, use-os livremente. Dê a eles um prazo muito limitado para assumir uma tarefa altamente estruturada e breve.
4. A regra do número máximo de slides.
Nada tira o foco de um grupo de maneira mais fácil do que slides após slides de dados entorpecentes organizados em de maneira interminável. Não importa o quão inteligente ou sofisticado o grupo seja, se seu objetivo é o engajamento, você deve misturar fatos e histórias. Incentivamos as pessoas a determinar o deck mínimo viável de slides de que precisam. Em outras palavras, selecione a menor quantidade de dados necessária para informar e envolver o grupo. Um benefício colateral dessa regra é que ela o força a envolver os participantes.
5. A regra dos 5 minutos.
Nunca passe mais de 5 minutos sem dar ao grupo outro problema a ser resolvido. Os participantes estão em salas espalhadas aqui e ali com dezenas de distrações tentadoras. Se você não mantiver uma expectativa contínua de envolvimento significativo, eles se retirarão para o atraente papel de observador, e você terá que trabalhar duro para trazê-los de volta.
A verdade é que essas regras já devem ser naturalmente praticadas, não importa que tipo de reunião você esteja liderando. Hoje, porém, as apostas são ainda maiores quando os membros da equipe estão fora de vista e suas mentes estão livres para vagar. Seguir essas cinco regras poderá mudar de maneira dramática e imediata a produtividade de qualquer reunião virtual.
Dados extraídos da Harvard Business Review.
