A verdade sobre os escritórios “Open Spaces”
Nunca foi tão fácil para os funcionários colaborar - ou pelo menos parece.
Espaços abertos, flexíveis e baseados em atividades estão substituindo cubículos, tornando as pessoas mais visíveis.
As mensagens estão substituindo as chamadas telefônicas, tornando as pessoas mais acessíveis. As mídias sociais da empresa estão tornando as pessoas mais conectadas.
Os softwares de reunião virtual, como Zoom, GoToMeeting e Webex, estão substituindo as reuniões pessoais, tornando as pessoas sempre presentes.
“O talento vence jogos, mas só o trabalho em equipe vence campeonatos”.
-Michael Jordan
A arquitetura da colaboração não mudou tão rapidamente, mas, à medida que as estruturas físicas e tecnológicas da colaboração omnichannel se espalharam, as evidências sugerem que eles estão produzindo comportamentos contrários. Em vários locais de trabalho essas estruturas produziram menos interação ou interação menos significativa.
A arquitetura e a anatomia da colaboração
Os trabalhadores são cercados por uma arquitetura física de escritórios individuais, cubículos ou assentos abertos; um único andar, vários andares ou vários prédios; um espaço dedicado para a organização, um espaço compartilhado com outras empresas ou um escritório em casa.
Essa arquitetura física se assemelha a uma arquitetura digital: e-mail, mídia social corporativa, mensagens móveis e assim por diante.
Mas, embora os trabalhadores do conhecimento sejam influenciados por essa arquitetura, eles decidem, individual e coletivamente, quando interagir. Mesmo em espaços abertos com colegas próximos, as pessoas que desejam evitar interações têm uma capacidade incrível de fazê-lo. Eles evitam o contato visual, descobrem uma necessidade imediata de ir ao banheiro ou passear, ou ficam tão absorvidos em suas tarefas que ficam surdos seletivamente (talvez com a ajuda de fones de ouvido). Ironicamente, a proliferação de maneiras de interagir facilita a não resposta: por exemplo, os funcionários podem simplesmente ignorar uma mensagem digital.
Quando os funcionários desejam interagir, eles escolhem o canal: presencial, videoconferência, telefone, mídia social, e-mail, mensagens e assim por diante. Alguém que inicia uma troca decide quanto tempo deve durar e se deve ser síncrono ou assíncrono.
Esses comportamentos individuais juntos formam uma anatomia da colaboração semelhante a um formigueiro ou uma colmeia.
É gerado organicamente à medida que as pessoas trabalham e é moldado pelas crenças, suposições, valores e maneiras de pensar que definem a cultura da organização.
A tecnologia tornou possível detectar e analisar os fluxos de comunicação. Sensores em cadeiras medem quanto tempo os trabalhadores estão em suas mesas. Os sensores no chão medem quando e como eles se movem. Os sensores nos crachás e nos smartphones rastreiam para onde vão. Os sensores (na forma de câmeras de vídeo) rastreiam com quem estão.
As empresas mudaram para open space, e as interações presenciais caíram 70%
Outra maneira de detectar interações é coletar as migalhas digitais que as pessoas deixam quando agendam uma reunião, enviam um e-mail, abrem uma janela do navegador, postam ou fazem uma ligação, graças aos sistemas projetados para salvar os meta-dados da comunicação. Algoritmos que avaliam os movimentos e interações dos trabalhadores podem aprender a distinguir a colaboração da mera co-presença. Os que analisam os comportamentos passados dos trabalhadores podem aprender a prever seus próximos movimentos, individual e coletivamente, e estimar a probabilidade de uma colisão valiosa entre as pessoas.
Esses avanços nos permitiram confirmar algo que muitas pessoas suspeitavam: a arquitetura e a anatomia da colaboração não estão alinhadas. As interações face a face caíram cerca de 70% após a transição das empresas para os escritórios abertos, enquanto as interações eletrônicas aumentaram para compensar.
Pessoas em escritórios abertos criam uma quarta parede e seus colegas passam a respeitá-la. Se alguém está trabalhando intensamente, as pessoas não a interrompem. Se alguém iniciar uma conversa e um colega lhe lançar um olhar de aborrecimento, ele não fará isso de novo. Especialmente em espaços abertos, as normas da quarta parede se espalham rapidamente.
A proximidade e a afinidade importam
A localização dos membros de uma equipe tem um grande impacto em suas interações físicas e digitais. Em geral, quanto mais afastadas as pessoas, menos elas se comunicam.
As pessoas de um mesmo time têm seis vezes mais chances de interagir se estiverem no mesmo andar, e as pessoas de equipes diferentes têm nove vezes mais chances de interagir se estivessem no mesmo andar. Localizar pessoas em prédios próximos não melhorará a colaboração. Para aumentar as interações, os trabalhadores devem estar no mesmo prédio, idealmente no mesmo andar.
E o trabalho remoto, embora seja inegavelmente econômico, tende a inibir significativamente a colaboração mesmo nos canais digitais. Se os membros de uma equipe precisarem interagir para alcançar os objetivos de um projeto no prazo, você não deveria desejar que eles trabalhem remotamente.
Nutrir uma anatomia da colaboração
A colaboração é um esporte de equipe. É improvável que os escritórios com foco excessivo no suporte às preferências individuais façam um trabalho ideal de suporte à equipe geral ou à coleção de equipes que precisam trabalhar juntas. Portanto, projetos híbridos de escritórios abertos não são uma panaceia. Se você permitir que as pessoas escolham os espaços que melhor atendem às suas necessidades individuais, é possível que seus funcionários sejam remotos.
Os líderes precisam fazer uma ligação sobre quais comportamentos coletivos devem ser incentivados ou desencorajados e como. Seus meios devem incluir não apenas o design de configurações e tecnologias da área de trabalho, mas também o design de tarefas, funções e cultura.
A maioria dos projetos de escritórios não é realizada para promover a colaboração. Eles começam com objetivos de otimização de custos e geração de eficiências.
Menos pode ser mais
A otimização da colaboração não precisa implicar uma revisão radical do espaço do escritório. Ajustes podem fazer a diferença e vale a pena testar seu impacto potencial. Mesas grandes são tão boas em promover conversas próximas quanto as mesas amplas da sala de jantar - em outras palavras, não são nada boas.
Às vezes, a melhor resposta não envolve alterações na estrutura física.
Experimentos mostraram que eventos projetados para alcançar interações específicas entre indivíduos e equipes tiveram um impacto mais valioso nos padrões de interação do que as mudanças no espaço do escritório.
Uma única melhor arquitetura de espaço de trabalho físico ou digital nunca será encontrada. O objetivo deve ser conseguir que as pessoas certas interajam com a riqueza certa, nos momentos certos.
Dados extraídos da Harvard Business Review.
Autores: Ethan Bernstein e Ben Waber
